SERVIZI TECNOLOGICI PER ORGANIZZARE CONVEGNI
Finalmente le risposte che stavi cercando in una serie di FAQ per chi deve organizzare convegni. Che differenza c’è tra convegno e congresso? Come si organizza un convegno? Di quali servizi tecnologici ho bisogno? Quanto costa organizzarne uno? Ecco la lista di tutto quello che devi sapere.
I SEGRETI DEI PROFESSIONISTI
Dovremmo iniziare col dire cos’è un convegno, ma se ti stai chiedendo cosa fare per organizzarne uno, ne diamo per assodata qualsiasi definizione. Proviamo, piuttosto, a svelarti un pò di trucchi del mestiere.
“Lavoriamo nel mondo dei convegni dal 1980, ma a dire il vero l’esperienza del fondatore Tecnoconference, mio padre, risale agli anni ’60, agli albori della nascita della meeting industry nazionale. Da allora abbiamo seguito i più importanti eventi istituzionali che hanno avuto luogo in Italia, dagli incontri di partito, dai grandi congressi medico associativi mondiali, ai convegni istituzionali di respiro internazionale. Oggi, a distanza di tre anni dalla pandemia, possiamo dire di aver acquisito una solida esperienza e competenza anche nella gestione di eventi virtuali e ibridi, rafforzando la nostra presenza delle 3 sedi di Milano, Roma e Firenze e le business unit complementari e sinergiche nella realizzazione di eventi di successo.”
Lisa Grotti – Ceo | Tecnoconference
Cosa dicono i nostri clienti
I. Che differenza c’è tra congresso e convegno
Sì, congressi e convegni sono generalmente utilizzati come sinonimi per descrivere eventi che riuniscono persone per discutere, presentare o condividere informazioni su un determinato argomento o su uno specifico settore.
Tuttavia, gli esperti utilizzano il termine “congresso” per descrivere eventi di grandi dimensioni che durano più giorni, con un programma strutturato e che si ripete negli anni.
Mentre il termine “convegno” viene utilizzato per descrivere eventi più piccoli e limitati nel tempo, spesso dedicati ad un topic solo.
La conferenza, invece, ha come tratto specifico quello di “discorso” o “intervento singolo”. Nel mondo del business e della formazione, il termine “conferenza” è probabilmente il più utilizzato per descrivere eventi che si concentrano su un solo argomento e che di solito durano poche ore. Spesso la conferenza è parte integrante del programma di un convegno o di un congresso.
Gli anglicismi nel mondo degli eventi sono molto utilizzati. Spesso il termine “convention” viene associato al mondo dell’impresa, “conference” a quello medico scientifico o istituzionale.
Se analizziamo la portata dell’evento, invece, la parola “conference” si usa per indicare eventi con presenze medio basse. Al contrario la parola “convention” ne eleva l’importanza in termini di presenze, mole organizzativa e tecnologie messe in campo.
In sintesi possiamo dire che nell’uso comune valgono entrambi i criteri: definizione del mercato di riferimento e dimensione dell’evento.
II. Come si organizza un convegno?
Il processo di organizzazione di un convegno parte dalla sua progettazione. Progettare un convegno è cosa molto lunga e complessa. Quanto tempo serve? Lo abbiamo chiesto ad Alberto Boccanelli, Sales Director di Tecnoconference leader nel settore della Meeting Industry dal 1980:
“La progettazione è uno step indispensabile, il primo fra tutti. Per me un processo dinamico che nasce dall’idea di un convegno, si protrae fino alla sua realizzazione e va persino oltre. Per intenderci, in questo processo, rientra anche la fase di analisi finale di un evento. Questo mi permette di raccogliere più dati possibili e prepararmi a migliorare eventuali edizioni future. L’intero processo può durare dai 6 ai 10 mesi.”

In sintesi, per definire i servizi tecnologici più adeguati ad un evento, occorrono una spiccata capacità di pianificazione e tanto senso pratico. Vediamo come organizzare un convegno ad alto contenuto tecnologico.
Stabilisci la tipologia di convegno
Ci sono molte tipologie di convegno, ognuno con un tema specifico, un pubblico di riferimento e uno scopo preciso. Ecco una lista dei tipi di convegno più diffusi:
Scegli data e location
Come prima cosa elimina tutti i giorni occupati da altri convegni simili al tuo, per target ed argomenti. Rischieresti di far disperdere il pubblico. Poi scegli la location. Meglio un punto tattico della città, servito da metro o altri mezzi pubblici, vicino alle stazioni più importanti. Se il tuo è un convegno internazionale, meglio se non troppo lontano dall’aeroporto così da strizzare l’occhio alla funzionalità, ai costi di trasporto ed alloggio per i tuoi ospiti.
Identifica e invita relatori e moderatori
La scelta dei relatori e dei moderatori deve essere dettata da esigenze strettamente legate al contenuto del tuo evento. Eventuali lacune in ambito tecnico-informatico di chi presiede l’evento possono essere colmate da strumenti e servizi che il giusto partner tecnico può offrire, affinché tutto sia semplice e scorrevole. Senza troppe distrazioni di forma.
I relatori devono essere noti e autorevoli. Gli argomenti del tuo convegno dovranno essere trattati con estrema precisione dai tuoi relatori in quanto esperti del settore, professionisti con esperienza pratica, ricercatori o leader di successo. Il compito del relatore è quello di fornire informazioni e conoscenze sul tema di discussione, di sollecitare la riflessione e la discussione, e di intrattenere il pubblico con presentazioni coinvolgenti e avvincenti. Il relatore rappresenta un punto focale del convegno, e la sua performance può avere un impatto significativo sull’esperienza complessiva dei partecipanti al convegno.
Il moderatore (o presentatore), di un convegno è una persona che introduce e conduce l’evento, guidando il pubblico attraverso l’agenda e introducendo i vari oratori e presentazioni. Il moderatore ha un ruolo importante nel creare un’atmosfera accogliente e professionale per i partecipanti e nel mantenere il ritmo dell’evento. Deve avere capacità di comunicazione e leadership, essere in grado di gestire imprevisti e avere assoluta padronanza e conoscenza del programma e degli obiettivi dell’evento.
Sviluppa un programma dettagliato delle attività
Dovrai determinare la durata massima degli interventi, studiare le tempistiche dei momenti di confronto, tavole rotonde e sessioni Q&A, pensare strategicamente ai momenti di pausa, organizzare i workshop e tutte le attività parallele. Ricorda sempre di condividere il programma dettagliato con il team organizzativo e tecnico, i relatori e i partecipanti così che tutti siano ben preparati e informati. Tieniti pronto a monitorare e adattare il programma durante l’evento per apportare eventuali modifiche e garantirne il successo.
Promuovi il tuo convegno
L’event marketing è un’attività molto complessa, fatta di azioni coordinate da valutare soprattutto in base al tuo target e alla sua geolocalizzazione. Ecco le migliori per promuovere il tuo convegno e attirare un pubblico significativo:
Nella fase di pianificazione, studio e sviluppo del tuo convegno, rientra anche la scelta delle tecnologie. Affidarsi a dei professionisti del settore, ti permetterà di raggiungere con successo tutti i tuoi obiettivi.
III. Di quali servizi tecnologici ho bisogno per realizzare un convegno?
Il convegno, per la sua realizzazione, richiede servizi tecnologici altamente specializzati e professionali. Ecco tutto ciò di cui avrai sempre bisogno:
Service AUDIO VIDEO LUCI
Il service audio, video e luci fornisce servizi di supporto tecnico al tuo convegno per tutto quello che riguarda il video e le proiezioni, l’illuminazione, la microfonatura, amplificazione e diffusione dell’audio. Vediamo in dettaglio.
La componente legata al suono è sicuramente fra le più importanti per organizzare un convegno: l’impianto di microfonatura, amplificazione e diffusione rappresenta una dotazione minima e indispensabile per garantire l’ascolto. Composta da microfoni, amplificatori, mixer audio e diffusori acustici (o “casse”), quella audio è l’unica dotazione tecnica da non sottovalutare mai.
Il service ti fornirà un team esperto di tecnici del suono, tra cui il “fonico” in primis, per garantire un’esperienza audio che sia piena, nitida e pulita. I tecnici ti guideranno in ogni sua fase di esecuzione dal vivo o in post produzione, in ambienti chiusi o aperti.
Ultimo consiglio: massima attenzione anche nel preservare le caratteristiche architettoniche ed estetiche delle location.
La componente visiva di un evento è spesso legata ai contenuti che si vogliono veicolare. I messaggi di servizio, le presentazioni, o ancor di più le documentazioni video, possono avere un ruolo centrale. Fornire allo spettatore un’esperienza visiva coinvolgente, negli eventi residenziali come in quelli online, può davvero fare la differenza. In questo senso la tecnologia ci viene molto in aiuto.
Nello specifico i servizi video per un convegno possono includere:
- la produzione dei contributi audiovisivi, per informare, intrattenere e offrire un efficace veicolo di sponsorizzazioni
- le riprese video, sia per garantire ai partecipanti di seguire il corso degli eventi sia per documentare, intervistare e magari confezionare brevi reportage, backstage e highlight dell’evento
- la videoproiezione con varie soluzioni di resa e formato, come il ledwall, le proiezioni su muri e teli, o il videomapping architettonico. Tutte opzioni a supporto degli oratori, per coinvolgere sempre più il pubblico di un convegno
- la regia live in 4K o FullHD, a seconda della qualità d’immagine desiderata, anche per connessioni e coordinamento di relatori remoti
- il live streaming per gli eventi virtuali online, o per ampliare il pubblico negli eventi ibridi grazie a piattaforme studiate ad hoc come Livebit
- il montaggio video per ottimizzare l’archivio degli atti del convegno e renderli sempre disponibili on demand, creare FAD, video di backstage e highlight
La componente scenografica di un convegno non può prescindere dall’illuminazione della location e delle scene. Oltre l’illuminazione di servizio per la sicurezza e la visibilità è importante creare atmosfere calde e accoglienti, coordinate nelle forme e nei colori, con l’immagine grafica del convegno, come:
- illuminazione di ambiente
- illuminazione di palco
- effetti di luce per evidenziare punti particolari dell’architettura o per riprodurre loghi e immagini grafiche
L’impianto luci è fondamentale per accogliere il pubblico e creare un’esperienza visiva coinvolgente, in linea con gli obiettivi e le tematiche del convegno.
Servizi di TRADUZIONE SIMULTANEA
I servizi di traduzione simultanea consentono di superare le barriere linguistiche mettendo in connessione diretta -e in tempo reale- persone che parlano lingue diverse.
La traduzione simultanea deve essere supportata da tecnologie adeguate e di facile utilizzo. Dai suoi componenti tecnici essenziali quali cuffie o ricevitori, microfoni e cabine di traduzione; fino al suo sistema di gestione, come quello del Gruppo Bosch, proposto da Tecnoconference.
Il nuovo e potente software, Digital Congress Network (DCN) Next Generation, è la soluzione ideale sia per piccoli gruppi di discussione che per grandi conferenze multilingue. Gestisce fino a 4000 posizioni di microfoni (fissi o staccabili), e garantisce un altissimo livello di compatibilità con i sistemi esterni grazie ai suoi 32 canali per le lingue, tutte trasmesse con qualità audio Hi-Fi.
Insomma, la parola chiave qui è affidabilità per un convegno senza sorprese.
Servizi IT
Grande imperativo moderno per tutti i tipi di convegni sono i servizi di digitalizzazione. In fase di progettazione avrai sicuramente valutato l’opportunità, o meglio ancora, la necessità di espandere l’audience, di coinvolgere esperti da remoto, aumentare l’engagement dei partecipanti e di creare, conservare e diffondere i contenuti proposti on demand. Per questo tool innovativi e tecnologie studiate appositamente per il mondo dei convegni, come quelli della nostra Software Suite, possono fare la differenza:
- PMS Projection Manajement System “Slidebit”
Un unico software gestionale per eventi che integra proiezione in sala, streaming, connessione di relatori remoti, registrazione e pubblicazione dei contenuti dell’evento e che gestisce tutti i contenuti scientifici, migliorandone la fruizione. - Piattaforma web “Livebit”
La piattaforma web per gestire i flussi di dati, la programmazione e i contenuti di eventi ibridi e virtuali, personalizzabile con funzioni di alta interattività e reportistica. - App mobile “App event tool”
Un’App nativa IOS e ANDROID, strumento chiave per l’aumento dell’engagement on site e in remoto, oltre ad essere la prima fra tutte le soluzioni green, per eventi paperless.
IV. Quanto costa fare un convegno?
Abbiamo chiesto ad Alberto Boccanelli, Sales Director di Tecnoconference, come prevedere una stima di spesa da allocare ai servizi tecnologici quando si organizza un convegno.
“È fondamentale condividere gli obiettivi dell’evento per indirizzare l’investimento in tecnologia. Ogni voce di spesa deve corrispondere ad una precisa esigenza. Il successo non dipende dal budget ma dalla corretta distribuzione delle risorse su servizi specifici. Se dovessi individuare una percentuale, ipotizzerei un buon 30% del budget a disposizione, da destinare ai servizi tecnologici. In ogni caso ritengo sempre necessario, un confronto preliminare con il cliente, per una valutazione tecnica coerente agli obiettivi dell’evento. Solo così sarò in grado di formulare un preventivo adeguato.”
Alberto Boccanelli – Sales Director | TC Group

V. Le nostre sedi
Con le tre sedi operative a Firenze, Roma e Milano in TC Group siamo in grado di fornire tutti i servizi tecnologici per l’organizzazione di un convegno.
Con Tecnoconference radicata prima a Firenze e poi a Milano e Roma, offriamo servizi audio, video e luci per ogni tipo di evento, convegno e congresso. Disponiamo di un ampio parco macchine e tecnologie sempre all’avanguardia selezionate tra i più importanti marchi del settore, a garanzia della qualità e della professionalità. Il nostro team operativo si snoda su tutto il territorio nazionale ed europeo, con disponibilità immediata. Il supporto IT di Meetbit (software house interna) completa l’offerta di servizi per convegni, con una suite completa di software, ideata e sviluppata per i convegni.
Siamo a Firenze, Roma e Milano con uffici operativi e magazzini sempre aperti, per raggiungere velocemente le principali sedi congressuali.