SERVIZI PER L’ORGANIZZAZIONE DI CONGRESSI MEDICI E SCIENTIFICI

“40 anni di esperienza ci hanno insegnato che ciascun evento è diverso dall’altro per obiettivi, caratteristiche e servizi richiesti. I congressi medici e scientifici, in particolare, necessitano di accorgimenti che non vanno sottovalutati, ma trasformati in punti di forza.”

Alberto Boccanelli – Sales Manager Tecnoconference | TC Group

L’organizzazione di congressi medici e scientifici di successo passa attraverso diversi step. Quali sono le fasi che caratterizzano l’organizzazione di un congresso? Scopriamolo insieme:

Capire il perché organizzare un congresso medico, rivela in automatico il come organizzarlo. Avere bene in mente i suoi obiettivi è fondamentale per un evento senza sorprese.

Nel caso di un congresso medico on site la scelta della sede ideale tiene conto degli obiettivi del congresso, degli spazi di cui necessita e della sua location. Non esiste una formula standard nella scelta della sede, ma un attento studio delle necessità.

Conoscere con esattezza il budget di cui si dispone, permette di ottenere il massimo dalle proprie risorse e di allocarle in maniera strategica senza ritrovarsi in affanno economico.

È proprio il caso di dire che “Il mezzo è il messaggio”. La massima di McLuhan, in questo caso, ci spinge a scegliere il canale per la divulgazione del congresso medico, proprio in base al suo target. Medici ospedalieri, professori universitari, infermieri, tecnici, rappresentano figure professionali molto diverse tra loro per età e campi d’applicazione. Buona norma è quella di individuare i canali di settore destinatari e capire se sfruttare al massimo le nuove tecnologie o tornare al vecchio e caro invito cartaceo.

Avere delle tempistiche specifiche sia nella fase organizzativa che nel programma congressuale è di fondamentale importanza. Esistono tempi tecnici, per ogni fase dell’evento, da non sottovalutare.

Per l’evento on site è bene prevedere servizi audio, video e luci impeccabili. Per un congresso medico virtuale e/o ibrido la cosa migliore è affidarsi a dei professionisti del settore IT in grado di supportare ogni tua richiesta, prima, durante e dopo l’evento.

Le due figure chiave nell’organizzazione dei congressi medici e scientifici sono il Provider ECM e il PCO (Professional Congress Organizer).

I primi elaborano i piani di formazione secondo i programmi nazionali e ne gestiscono i contenuti; mentre i secondi, con squadre di tecnici specializzati, li trasformano fattivamente in congressi, conferenze e seminari on-site, virtuali o ibridi.

ECM sta per “Educazione Continua in Medicina” ed è un programma di attività formative obbligatorie per tutti i professionisti della sanità, attivo in Italia dal 2002. Ogni operatore sanitario deve conseguire 150 crediti ECM in un massimo di tre anni, nelle modalità che preferisce a scelta tra:

– FORMAZIONE RESIDENZIALE (RES): le attività didattiche svolte in luogo fisico, come congressi o conferenze
– FORMAZIONE A DISTANZA (FAD): i corsi educativi virtuali e ibridi in cui docente e operatore sanitario non si trovano nello stesso luogo
– FORMAZIONE SUL CAMPO (FSC): la formazione svolta durante l’attività lavorativa in sede

Un test finale a risposta multipla verificherà la partecipazione al corso degli operatori, attesterà l’impegno nel raggiungimento degli obiettivi e darà prova del livello formativo raggiunto.

I Provider ECM, sono aziende universitarie, società scientifiche, istituti, ordini e collegi sanitari, case editrici, società, agenzie ed enti pubblici o privati che, abilitati a fornire eventi nell’ambito ECM. I Provider hanno l’obiettivo di proporre un programma formativo gratuito per il mantenimento di un elevato livello di conoscenze relative alla teoria, pratica e comunicazione in campo sanitario di tutti i suoi professionisti.

Il Provider ECM, una volta stilato il programma di formazione, richiede l’aiuto di un PCO per l’organizzazione del suo congresso medico scientifico. Il Professional Congress Organizer si occupa di tutti gli aspetti organizzativi di un congresso medico e scientifico, unica figura di riferimento per il Provider e figura chiave per i tecnici del settore. È in grado di soddisfare le richieste del Cliente e mantenere i rapporti con i fornitori. Non perde mai di vista il budget e supervisiona costantemente il “work in progress” dei lavori.

Da HUB di scambio tra professionisti nell’ambito sanitario, i congressi medici e scientifici ricoprono sempre più un ruolo formativo riconosciuto e riconoscibile grazie al programma ECM. Ogni modalità di formazione richiede servizi tecnologici differenti:

Il service fornisce tutti i servizi audio, video e luci per un congresso medico on site di successo. Esperienza, competenza e professionalità dei suoi tecnici, assistenza continua prima, durante e dopo l’evento sono le caratteristiche di un service a cui affidarsi.

I tempi, i contenuti, le tecnologie e gli operatori sono cambiati così come sono cambiate le necessità della formazione medico scientifica. Abbiamo sempre più bisogno di medici aggiornati, pronti a sfide futuristiche con mezzi che non creino limiti ma solo opportunità.

La digitalizzazione nel mondo dei congressi medici ha spinto questo processo all’infinito, dando vita ad un circuito di formazione continua, qualificata e senza confini.

Noi di Tecnoconference siamo il Partner di riferimento in Italia per i congressi medico-scientifici, con una Software Suite congressuale in continua evoluzione in grado di supportare ogni fase gestionale del processo di erogazione del servizio. Il valore aggiunto della nostra Suite risiede nella perfetta integrazione di software complementari fra loro: dalla gestione dei contenuti scientifici in presenza e in remoto e produzione degli atti in tempo reale, alla visualizzazione poster in formato digitale, alla fruizione informazioni e contenuti sulla APP evento e monitor informativi, alla piattaforma web per la fruizione dei corsi ECM e degli eventi virtuali.

Da oltre 20 anni, gestiamo congressi medici internazionali e promuoviamo progetti d’eccellenza come quello di “EUS Skyline” un congresso medico live online, andato in onda con una diretta di 12 ore di live surgery, da ben 18 centri operativi sui cinque continenti. Un evento straordinario che ha superato ogni limite e che ha vinto l’FCE Awards 2023 nella categoria innovazione.

Il servizio di traduzione simultanea è fondamentale per tutti i congressi medici e scientifici di natura internazionale. Noi di Tecnoconference, con un esperienza di oltre 40 anni, garantiamo:

• équipe di interpreti simultanei specializzati su contenuti specifici
• attrezzatura BOSCH (DCN) Next Generation la soluzione ideale sia per piccoli gruppi di discussione che per congressi medici multilingue grazie ai suoi 32 canali
• tecnici certificati “Technical Specialist BOSCH DICENTIS” sempre aggiornati, grazie ai corsi di formazione annuali presso la sede Bosch di Eindhoven in assistenza continua prima, durante e dopo l’evento
• cabine a norma ISO 4043/2016 vigente
• preparazione dei materiali e un coordinamento impeccabile

Con le tre sedi operative a Firenze, Milano e Roma siamo in grado di fornire ogni tipo di servizio tecnologico per congressi medici e scientifici.

Il nostro service audio, video e luci consta di 600mq di storage a Firenze, 400mq a Milano e un totale di 600mq a Roma divisi in due magazzini. Questo ci permette di evadere ogni tipo di richiesta con una disponibilità di materiale tecnologico superiore alla media e su tutto il territorio nazionale ed europeo.

Inoltre godiamo del vantaggio di avere la software house interna e proprietaria, che ci consente di offrire servizi IT, per congressi medico-scientifici, sempre aggiornati e/o sviluppati su richiesta.

Sei alla ricerca di servizi per l’organizzazione di congressi medici e scientifici? Contattaci per un preventivo gratuito, il nostro team di esperti ti fornirà servizi in linea con le tue esigenze senza perdere di vista il tuo budget.