SOFTWARE GESTIONALE
eventi, convegni, congressi
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Un software gestionale per eventi è un applicativo informatico, progettato a supporto della pianificazione, dell’organizzazione e della gestione di eventi, convegni e congressi. Si tratta di software innovativi e altamente affidabili dal punto di vista tecnologico. Strumenti di lavoro indispensabili per gli organizzatori, efficaci per la visibilità offerta agli sponsor e utili al coinvolgimento attivo dei partecipanti.
TUTTI I SOFTWARE
Di necessità, virtù
“Per Tecnoconference la necessità, maturata negli anni, era quella di sviluppare prodotti IT dedicati agli eventi e alla formazione. È per questo che, nel 2000, è nata Meetbit. Software house interna all’azienda in grado, con il comparto dedicato alla ricerca e allo sviluppo, di progettare una suite, completa e sempre aggiornata, di software studiati e testati per la gestione integrata di eventi on site, virtuali ed ibridi. Una grande intuizione che, in tempi non sospetti, ci ha permesso di anticipare i cambiamenti, che sarebbero arrivati poi, nella fruizione e gestione degli eventi.”
Lisa Grotti | CEO Tecnoconference – TC Group
Di seguito vantaggi, utilità, software, caratteristiche e manuale applicativo della miglior suite gestionale per eventi, convegni e congressi.
I. COS’È
L’insieme di 8 moduli, hanno dato vita alla suite Meetbit. Un sistema di software, unici ed integrati, per la gestione di eventi, convegni e congressi a struttura modulare. La software suite presenta, per sua natura, innegabili vantaggi:
II. SCOPI
Con gli 8 moduli della suite Meetbit, soddisfi tutte le necessità del tuo evento ed in ogni sua fase: prima, durante e dopo. Potrai infatti:
ACCEDERE AD UNO SITO WEB
dedicato all’evento, personalizzato e personalizzabile, per garantirne la sua massima diffusione
DOTARE I PARTECIPANTI DI UN’APP
anche questa personalizzata, nel layout e nella grafica, in grado di aumentare la fruibilità dell’evento
IMPLEMENTARE L’ENGAGEMENT
del tuo pubblico, coinvolgendolo attivamente con survey, Q&A, social & chat service ed interactive gamification
GESTIRE LE PRESENTAZIONI
dei relatori, facilitando loro la prenotazione e garantendo a te una programmazione fluida
MOSTRARE TUTTI I POSTER
con una visualizzazione sempre accessibile per garantire ai tuoi sponsor la massima visibilità
AVERE CONTROLLO SUGLI ACCESSI
registrazione e certificazioni automatiche per i partecipanti e per te dati analitici utili alla progettazione degli eventi futuri
GARANTIRE CORSI ECM, RES & FAD
la piattaforma riconosciuta Agenas, Agenzia Sanitaria per i Servizi Sanitari Regionali, permette agli utenti di svolgere test e ottenere regolarmente i crediti ecm
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IV. CASE STUDY
Alberto Boccanelli, Sales Director di Tecnoconference, ci racconta come sono stati applicati i software della suite Meetbit all’evento “ESOF – European Science Open Forum 2020” che si è tenuto a Trieste dal 2 al 6 settembre 2020, commissionato a Tecnoconference dalla “Fondazione Internazionale Trieste per il progresso e la libertà delle scienze”. Il più grande evento associativo ibrido svolto nell’anno 2020, in piena pandemia, con numeri da record:
SFIDE
“L’estrema variabilità della normativa relativa alle restrizioni COVID ci ha costretto a non poter definire la modalità di evento (residenziale, ibrido o virtuale) fino a 70 giorni prima dell’evento” spiega Alberto Boccanelli, Sales Director Tecnoconference, che ha realizzato e portato avanti in parallelo 3 progetti in attesa che venisse definita la modalità di svolgimento.
“L’evento, il più grande network trasversale di ricercatori a livello europeo, vedeva la partecipazione di circa 1000 relatori da tutta Europa oltre a 4000 partecipanti. La continua variabilità delle norme sugli spostamenti transnazionali ha indotto molti ricercatori a partecipare anche in qualità di relatori da remoto. Non essendo però possibile prevedere quali speaker sarebbero stati in presenza e quali in remoto, continua Alberto, l’evento è stato gestito “last-minute”, sessione per sessione grazie a tutti i sistemi integrati della Software Suite.”
SERVIZI SOFTWARE BASE
“Sono state allestite, con servizi audio e servizi di videoproiezione, 7 sale presso il TCC + ulteriori 4 sale virtuali con aree di ascolto tramite 4 ledwall 500×300 disposti nell’area expo.
Per consentire l’ibridazione completa ogni sala è stata predisposta con riprese video. Nella sala plenaria è stata sperimentata con successo la traduzione in Lingua Italiana dei Segni (LIS) con interpreti in remoto (Londra e Amsterdam) oltre al classico servizio di traduzione simultanea a raggi infrarossi BOSCH NG con cabine di traduzione simultanea.”
SOFTWARE della SUITE MEETBIT
“Tecnoconference ha fornito la propria piattaforma proprietaria LIVEbit per la fruizione da remoto dei lavori delle 11 sale, l’interazione e il networking tra i partecipanti, il collegamento di 700 relatoti da remoto.
Tra le altre è stata fornita la nostra APP Event Tool tramite la quale è stato possibile fruire di tutti i contenuti scientifici, live e on demand, in tempo reale e in sincronia con le attività di centro slide.”
PROPOSTE INNOVATIVE
“È inoltre stata proposta e progettata – e non confermata per mutate esigenze a livello scientifico – un’area “TV studio green screen” in 6 sale per l’organizzazione di sessioni teorico pratiche con fondali digitali personalizzati per una esperienza immersiva in ambientazioni differenziate per tema.
Altra progetto di interesse – anch’esso non realizzato per la diminuzione dell’effettivo numero di partecipanti in presenza in favore di quelli connessi in remoto – è stata l’attivazione della piattaforma Tecnoconference AR per l’Augmented Reality con lo scopo di rendere disponibili per i partecipanti on site contenuti esperienziali innovativi all’interno dell’area networking oltre a tutti i contenuti scientifici proposti.”
ASSISTENZA
“L’evento è stato gestito da un Team di 46 tecnici e un Project Manager”
RISULTATI
“Il format – conclude Alberto – per come è stato realizzato, per la prima volta completamente ibrido, è stato riconosciuto da EuroScience come nuovo standard per i futuri eventi grazie all’estrema fluidità con cui è stato possibile interagire tra persone in presenza e in remoto.
Su un parterre di 1000 relatori abbiamo registrato, in un momento così difficile come Settembre 2020, una percentuale di no-show pari al 4%, un dato unico anche se confrontato con eventi tradizionali… direi un vero successo.”
