COME ORGANIZZARE UN EVENTO IN PRESENZA AD ALTO CONTENUTO TECNOLOGICO

Una delle prime domande che ci viene posta quando si parla di eventi in presenza è “Come posso organizzare un evento ad alto contenuto tecnologico?”. Ecco qui una breve ed efficace guida in 5 step per scoprire come realizzarlo: figure professionali coinvolte, scelta delle tecnologie, ruolo del service audio video e luci, l’importanza della regia e infine, una TO DO LIST aggiornata su cosa fare e cosa non fare quando vuoi organizzare un evento ad alto contenuto tecnologico.

Come organizzare un evento

Per tutti i professionisti del settore “come organizzare un evento ad alto contenuto tecnologico” si traduce in “come trasformare le idee dei propri clienti in realtà”. Noi abbiamo chiesto al CEO Tecnoconference – leader nella realizzazione di eventi tecnologici fin dal 1980 – qual è il primo step da seguire:

Per organizzare un evento in presenza, il primo step è sicuramente quello relativo all’ascolto e alla consulenza. Partire da un’idea, comprenderla, trasformarla in progetto e poi realizzarla è per noi il primo dei grandi obiettivi. Anche se – continua Lisa – una buona idea non è mai abbastanza, perché potrebbe risultare poco applicabile nella realtà. Per questo motivo è sempre bene confrontarsi con dei professionisti nell’organizzazione di eventi e studiarne insieme la fattibilità.

Lisa Grotti – Ceo | Tecnoconference

I. Scopri le figure professionali coinvolte

Le figure professionali coinvolte nell’organizzazione di un evento, sono tantissime. Tre quelle fondamentali sin dalla primissima fase di un evento e cioè la sua progettazione:

Come organizzare un evento ad alto contenuto tecnologico

KEY ACCOUNT MANAGER

Il Key Account Manager è coinvolto fin dalla prima fase di pianificazione di un evento. Analizza le richieste e propone una lista di soluzioni. Un consulente sempre al tuo fianco, che si occupa della corretta esecuzione di un progetto, assicurando il rispetto del budget, dei tempi e della qualità dell’evento.

Come organizzare un evento ad alto contenuto tecnologico

ART DIRECTOR

L’Art Director delinea la visione artistica e creativa di un evento e si occupa di: sviluppare un’idea tematica e un concept visivo; scegliere allestimenti, scenografie, luci, videoproiezioni e audio; coordinare le attività creative durante l’evento ed ideare la promozione prima, durante e dopo l’evento.

Come organizzare un evento ad alto contenuto tecnologico

PROJECT MANAGER

Il Project Manager è la chiave del successo di un evento. Una figura altamente specializzata che ti guiderà nella scelta della tecnologia da mettere in campo per la sua realizzazione. Segue le linee guida del creative director e gestisce i costi in base al budget prefissato.

Possiamo concludere dicendo che un’idea è vincente quando trova la sua massima realizzazione pratica. Affidati sempre a dei professionisti del settore per la buona riuscita di un evento ad alto contenuto tecnologico.

II. Affidati al service per la fase operativa

Entriamo nel cuore dell’operatività e scopriamo insieme il segreto per organizzare un evento tecnologico impeccabile. Una volta scelta la location ed effettuato uno studio accurato degli spazi, avrai bisogno di un team qualificato per l’allestimento tecnico. Dovrai affidarti a quello che in gergo viene chiamato il service audio video luci, un partner fondamentale per organizzare un evento senza imprevisti.

Cos’é un service audio video luci?

Come suggerisce la parola stessa, il service offre servizi professionali per chi deve organizzare eventi di qualsiasi natura. Quasi sempre si tratta di una soluzione all-in ovvero completa: noleggio di tecnologie in linea con le esigenze del tuo evento e il supporto di tecnici specializzati che si occuperanno del montaggio e smontaggio degli impianti e del loro utilizzo.

Che si tratti di una Concert Hall, dell’Auditorium di un Centro Congressi o di una più semplice meeting room di Hotel, un buon service troverà sempre il giusto equilibrio fra architettura e tecnologia, sia per le installazioni permanenti che temporanee.

Affidati a dei professionisti del settore che possano offrirti un’assistenza qualificata prima, durante e dopo l’evento con impianti hi-tech sempre all’avanguardia, certificata esperienza e una spiccata dote di problem solving. Come Tecnoconference il service di TC Group, leader nel settore degli eventi dal 1980, con 1500 progetti gestiti in media in un anno e uno staff di circa 250 tecnici qualificati a tua completa disposizione.

Cosa dicono i nostri clienti

Davide FalteriDavide Falteri
07:00 25 Oct 22
Excellent professionalism, skilled staff,
REZART MEJDIREZART MEJDI
15:06 01 Sep 22
Real professionals
simone ciofisimone ciofi
18:35 28 Sep 21
Think One step toward the Future
alessandro gallialessandro galli
17:33 04 Mar 18
Over 30 years of experience in the world of audio and video technology, and excellent software.In addition, in their warehouse they have a green screen direction to make video recordings and post-produce, or even make a fad in real time via streaming.
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III. Scegli la tecnologia in base agli obiettivi del tuo evento

Le soluzioni tecnologiche da adottare su un evento in presenza sono infinite. Per scegliere quelle più adatte a te dovrai per prima cosa individuare la tipologia di evento che vuoi realizzare. Ad esempio corporate per promuovere un’azienda, un prodotto o un servizio; congressuale per fornire formazione o istruzione; istituzionale per ricorrenze solenni o di affermazione del ruolo; benefico per raccogliere fondi o sensibilizzare su un argomento specifico; social per creare un’occasione di networking; un evento spettacolare per divertire o intrattenere gli ospiti o magari celebrativo per un’occasione speciale o un anniversario.

E poi avere bene in mente gli obiettivi del tuo evento ed in base ad essi scegliere la tecnologia. Abbiamo stilato per te una lista precisa di obiettivi tra cui scegliere con relative tecnologie da applicare.

1. Coinvolgere il pubblico

Se il primo tra i tuoi obiettivi è coinvolgere il pubblico le soluzioni IT sono davvero tante e tutte ad alto contenuto tecnologico. Tra i player più importanti nella Meeting Industry internazionale troviamo Meetbit, Software House TC Group, che annovera l’App Event Tool, progettata per coinvolgere al massimo il pubblico. Un’app personalizzata e in linea con l’immagine coordinata del tuo evento in grado di offrire:

  • Servizi interattivi come Q&A e votazioni in tempo reale
  • Polling e Survey
  • Attività di gamification
  • Piattaforma di social network & chat
  • Live streaming dell’evento
  • Notifiche push su modifiche al programma o news

2. Essere funzionale alla causa

Per essere funzionale alla causa il tuo evento dovrà essere dotato di un sistema di gestione dei contenuti con feedback continui, strettamenti legati al programma dell’evento e ai suoi ospiti, per attivare un sistema di trust nella causa. Ti giocherai tutto sugli interventi e la gestione impeccabile delle presentazioni. In questo caso un tool indispensabile è Slidebit, il Presentation Management System elaborato da Meetbit per TC Group, che ti permetterà di:

  • Caricare le presentazioni dei relatori nel sistema
  • Creare proiezioni dinamiche a ogni cambio relazione/sessione
  • Gestire illimitate sale in contemporanea
  • Far fronte a modifiche dell’ultimo minuto nel programma
  • Registrare gli interventi in automatico
  • Trasmettere la programmazione delle sale sui monitor della sede

3. Emozionare

Se invece l’obiettivo del tuo evento è quello di voler emozionare, la soluzione migliore sarà puntare sulla creatività e lasciare ampio spazio a video emozionali, immagini suggestive e ospiti da storie mozzafiato. L’obiettivo sarà quello di suscitare delle emozioni in modo che il pubblico riesca ad immedesimarsi nella storia raccontata. Unica regola fra tutte: rivolgiti a dei professionisti della produzione video come quelli di TC Group. Il video dovrà essere di alta qualità contenutistica e stilistica per avvicinare il tuo pubblico e i tuoi potenziali futuri clienti.

4. Fare network

Se lo scopo del tuo evento è quello di fare network dovrai studiare delle soluzioni che prevedano tanti momenti di scambio e di diffusione per i tuoi sponsor, come quelle previste dal software e-poster della Suite Meetbit. Con e-poster potrai garantire ai tuoi ospiti la fruizione in momenti differenti di tutti i contenuti multimediali, video e immagini sponsorizzate, oltre ad una linea diretta con lo sponsor.

5. Essere spettacolare

Se invece vuoi organizzare un evento in presenza memorabile e davvero spettacolare dovrai puntare tutto su scenografia, palco e luci. Spazio alla creatività per uno studio di proiezioni immersive con ledwall di ultima generazione, palchi con piattaforme aeree, luci, laser, scenografie teatrali hi-tech e mega installazioni. Un progettista dedicato, insieme al regista e a tecnici altamente specializzati, trasformeranno qualsiasi idea in realtà. Per questo puoi affidarti a WALKIN, il ramo Tecnoconference dedicato al corporate, che si occupa degli aspetti più creativi degli eventi.

6. Parlare in tutte le lingue

Se il tuo evento ha un asset internazionale e ha come obiettivo quello di parlare al mondo in diverse lingue, dovrai prevedere un servizio altamente tecnologico di traduzione simultanea. La simultanea è una modalità di interpretazione usata per conferenze con un elevato numero di partecipanti, in cui è necessario che gli interpreti traducano in tempo reale ciò che dice l’oratore. La dotazione tecnologica è composta da una o più cabine di traduzione complete di: postazioni interpreti, microfoni per gli oratori e cuffie da distribuire agli ascoltatori.
Dovrai quindi affidarti a dei sistemi infallibili di traduzione simultanea come quelli proposti da Tecnoconference, unica azienda italiana selezionata e certificata da Bosch per appartenere al Congress Rental Network mondiale.

Il Digital Congress Network Next Generation Bosch, è in grado di gestire fino a 32 lingue in contemporanea, con un’eccellente qualità del segnale audio trasmesso, completamente in digitale. In questo caso tutti i tecnici sono certificati “DICENTIS Technical Specialist”, sottoposti a corsi di formazione presso la sede BOSCH di Eindohven e ad aggiornamenti annuali. Se richiesto Tecnoconference sarà in grado di fornirti anche le migliori equipe di interpreti in base ai contenuti trattati.

7. Garantire la massima diffusione

L’ultima frontiera per tutti quegli eventi che hanno come scopo la loro massima diffusione è la formula dell’evento ibrido. La partecipazione virtuale, affiancata a quella dal vivo, permette ad un numero più alto di persone di accedere ai contenuti dell’evento senza doversi spostare da casa o dall’ufficio. Persone che, altrimenti, non avrebbero partecipato all’evento per motivi logistici, di budget, tempo o impegni. Qui la tecnologia la fa da padrona con streaming ad alta risoluzione, studi virtuali ed un altissimo livello di engagement per i partecipanti con strumenti di Q&A, Polling, Survey e Chat come quelli presenti in LIVEbit, la piattaforma web per eventi ibridi & virtuali, presente nella Software Suite Meetbit in grado persino di registrare il tuo evento e permetterne la visualizzazione in tempi differenti dal live.

Conclusioni

Per concludere, questa lista rivela solo alcuni degli obiettivi più importanti che un evento può raggiungere. La scelta tra questi non è univoca, un evento può infatti prevederne di diversi. È sempre la tecnologia applicata ad essi a determinare il successo di un evento poiché l’unica in grado di supportare i partecipanti nella loro esperienza.

IV. Seleziona il miglior regista di eventi

Stilare un programma accattivante per il tuo evento, con uno schedule attento e puntuale da rispettare durante il live, non è cosa semplice. Per questo esiste il regista di eventi e se stai pensando di organizzare un evento ad alto contenuto tecnologico non potrai farne a meno. Il regista è colui che coordina le attività che si svolgono sul palco e dirige l’équipe tecnica, come quella artistica, definendo i tempi dello show. Dal walkin del pubblico in sala alle presentazioni utilizzate dagli speaker; dai contributi video alle motion graphics; dai microfoni fino al set up telecamere.

Il suo è un ruolo da leader, gestisce lo stress, infonde sicurezza, si impone con autorevolezza, prende e comunica le decisioni a tutto il team operativo. Non tralascia mai l’empatia nel suo contatto costante con il cliente, ascolta, risolve problemi con creatività senza perdere mai la visione d’insieme.

Tra i suoi compiti spesso rientra quello dello show caller colui che durante la live chiama le telecamere e le uscite dei contributi audio e video in scaletta. È una figura che ha competenze creative, una forte propensione al problem solving, conoscenza delle tecniche di regia live e degli strumenti connessi.

Il tuo evento diventa interattivo

Una serie di funzionalità che rendono il tuo evento interattivo e coinvolgente.

Servizi che fanno diventare il tuo evento interattivo
  • Projection Management System | SLIDEbit

  • Piattaforma per il caricamento dei contributi in remoto | SENDbit

  • APP nativa iOS & Android | APPevent tool
  • Software di visualizzazione contributi pdf, audio e video | Eposter
  • Piattaforma e-learning | EDUbit
  • Suite controllo accessi | CHECKbit
  • Piattaforma di test per gli speaker da remoto | MEETthespeaker

V. Consulta la TO DO LIST per organizzatori di eventi ad alto contenuto tecnologico

Ecco l’unica TO DO LIST utile ed aggiornata se stai pensando di organizzare un evento ad alto contenuto tecnologico con errori comuni e cose da non fare:

Evita il fai da te

L’inesperienza in questi casi non ripaga affatto. Quella dell’organizzazione di eventi è una macchina ben oliata che ha bisogno di una componente fondamentale: l’esperienza. Affidarsi ai primi che capitano o peggio ancora pensare di poter fare da soli è un errore che determina l’insuccesso di qualsiasi evento. Senza dimenticare il piano “B” riparatorio che dovrai tirar su in men che non si dica, poco efficace e tanto costoso.

Escludi il noleggio a freddo delle tecniche

Organizzare un evento ad alto contenuto tecnologico prevede una serie di skills certificate e certificabili. Il fattore umano in questo caso fa la differenza e non andrai lontano senza una vera e propria squadra al tuo fianco. Avrai bisogno di un team che lavora in sinergia, con competenze professionali differenti ma tutte unite per raggiungere l’obiettivo del tuo evento con passione e motivazione.

Non risparmiare a tutti i costi

Se hai a disposizione un budget ridotto per il tuo evento in presenza ecco alcuni modi per sfruttarlo al meglio senza dover risparmiare sulle tecnologie.

Location, scegli date poco richieste e fallo con largo anticipo. Spostamenti, studia un punto tattico della città, così da risparmiare sui costi di trasporto per i tuoi ospiti. E nel caso di nomi internazionali, scegli la forma ibrida con streaming e collegamenti da remoto. Catering, valuta la strategia del piatto d’autore senza riempire il tavolo di infinite portate. Applica la formula paperless, digitalizzando i tuoi inviti. Infine, prevedi partnership e sponsor per monetizzare e offri visibilità in cambio di servizi.

Evita propositi faraonici

Qualcuno diceva less is more. Una locuzione inglese che arriva dal mondo dell’architettura e che, letteralmente, vuol dire “meno è di più”. Un cambio di paradigma rispetto ai tempi passati in cui si riteneva che, nel caso di grandi opere architettoniche, si dovesse sempre perseguire l’opulenza e la complessità nel design. Al contrario “less is more” sconfessa e supera, di fatto, questa concezione affermando che il miglior risultato, il “di più”, si ottiene costruendo un edificio ispirato all concetto dell’essenzialità.

Applicando questo postulato al mondo degli eventi possiamo dire che: il successo di un evento non è determinato dai suoi eccessi, ma dalla sua efficacia. La semplicità premia e, con l’aiuto delle figure professionali giuste, è sempre possibile trasformare un semplice evento in una storia da raccontare.

Va da sè che per organizzare un evento dovrai quindi:

  • Affidarti a figure professionali di alto livello come Key Account Manager, Creative Director & Project Manager
  • Scegliere un service audio video luci con comprovata esperienza nel mondo degli eventi in grado di supportarti prima, durante e dopo l’evento
  • Individuare le tecnologie in base agli obiettivi, mixarle insieme per rendere il tuo più che un evento un’esperienza unica
  • Non tralasciare il ruolo del regista, sarà la figura centrale nel giorno del tuo evento con il quale ti relazionerai direttamente e che determinerà il successo dello show

Svelati tutti questi dettagli, siamo pronti ad organizzare il tuo evento ad alto contenuto tecnologico. L’ultimo tips ce lo regala il fondatore di TC Group, Mario Grotti, il cui motto era “Bisogna sempre alzare l’asticella” per fare di più e fare meglio.

Le nostre sedi

Tecnoconference è la risposta giusta alla tua ricerca di servizi audio, video e luci per eventi a
Firenze, Roma e Milano
. La nostra offerta ti permetterà di realizzare un evento ad alto contenuto tecnologico, con assistenza garantita prima, durante e dopo l’evento.

Disponiamo di oltre 2000mq di magazzino tra Firenze, Roma e Milano con la possibilità di muoverci su tutto il territorio nazionale ed internazionale. Gestiamo una media di 1500 eventi ogni anno grazie alla disponibilità di materiale ed un team di tecnici specializzati che avrai sempre al tuo fianco.

Offriamo consulenza e supporto prima dell’evento, la massima operatività durante e dopo, grazie ad un’esperienza 40ennale nel settore della Meeting Industry e alla precisa volontà di offrire servizi audio, video e luci top level a Firenze, Roma e Milano come in tutta Italia.

Richiedi un preventivo gratuito, progetteremo insieme un evento unico con servizi tecnologici in linea con le tue richieste ed il tuo budget.

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Il nostro staff di esperti è a tua disposizione per guidarti nella scelta delle migliori tecnologie per il tuo evento.